GDPR se dotýká hlavně podnikatelů. Také jako podnikatel máte zmatek v tom, jak dlouho archivovat citlivé dokumenty a kdy je skartovat? Zjistěte s námi, jak skartovat dokumenty podle platné legislativy GDPR. Nenechte si ujít ucelené informace – předejdete tak horkým chvílím a pokutě z finančního úřadu.
Jak na skartaci tištěných dokumentů?
GDPR chápejme jako Obecné nařízení o ochraně osobních údajů. Že z toho nejste moudří? Nejste sami. Podívejme se na zoubek tomu, kdy a jak skartovat tištěné dokumenty s osobními údaji:
1. Uchovávejte dokumenty jen po nezbytnou dobu
GDPR ani jiné předpisy překvapivě neobsahují informaci, jak dlouho uchovávat listinné dokumenty. Podnikatelské subjekty (jako jsou zaměstnavatelé, účetní jednotky, plátci DPH a podnikatelé) by se měly řídit tzv. zásadou omezení uložení. Ta říká, že tištěné dokumenty s osobními údaji byste měli archivovat do doby, dokud neuplynou důvody pro jejich archivaci. Nezbývá vám tedy nic jiného, než vytvořit interní pravidla pro skartaci dokumentů s osobními údaji.
2. Skartujte tištěné dokumenty
Dokumenty s osobními údaji skartujte, jak jen to bude možné. Dodržujte interní zásady pro skartaci a dohlédněte na to, aby dokumenty skutečně prošly skartovačem. Kancelářské skartovačky znehodnotí nejen dokumenty, ale i CD a platební karty. Během okamžiku zničíte ve skartovačkách dokumenty s osobními údaji, firemním tajemstvím nebo důvěrnými informacemi. Zároveň snížíte včasnou skartací riziko úniku citlivých údajů.
Víte, kdo může dokumenty skartovat?
Skartací můžete pověřit konkrétní osoby nebo se na to vrhnout sami. Skartaci v kancelářských skartovačkách zvládnou všichni zaměstnanci a nemusíte se obávat, že by se zranili. Skartovačky disponují vysokým stupněm zabezpečení a zpětným chodem při zaseknutí dokumentů.
Podle čeho vybrat skartovačku?
Skartovačku vyberte podle množství dokumentů a požadavků na přístroj. Odpovězte si na otázky:
- Co vše budete skartovat?
- Jaké množství dokumentů musíte skartovat?
- Potřebujete skartovačku na zničení médií?
- Chcete skartovat dokumenty na opravdu malé kousky?
Skartovačky pořídíte v různých velikostech a některé zvládnou skartovat i svazky papírů do tiskárny. V obchodech seženete skartovačky v několika velikostech a s potřebným skartovacím výkonem.
Pozor na rizika při tisku dokumentů
I samotný tisk dokumentů je dost rizikový. Při tisku se přenášejí osobní data přes síť, ukládají se na tiskových serverech a discích tiskáren, případně se uchovávají po vytisknutí na síti. Tím nastává prostor pro únik citlivých informací. Interními pravidly ale můžete úniku dat zabránit:
- zabezpečte tisk
- zalogujte počítač čipovou kartou
- nastavte v určitých časových intervalech smazání tiskových souborů
- šifrujte tisková data mezi tiskárnou a počítačem
- zabezpečte naskenované dokumenty
GDPR způsobilo ve firmách chaos. Na druhou stranu nikdo nechce, aby se zrovna jeho osobní údaje dostaly do nepovolaných rukou. Zajistěte bezpečnou archivaci tištěných dokumentů a jejich rychlou skartaci. Jen tak se nedostanete do rozporu s pravidly GDPR.
