Zorganizovat konferenci tak, aby dopadla dle očekávání, může být pro nezkušeného člověka nepřekonatelný problém. Nejde jen o to „někam pozvat co nejvíce lidí“ a zprostředkovat jim informace. S takovou to můžete rovnou zabalit, protože novináři neplýtvají časem pro akce, které nejsou dotažené do posledního detailu.
Konference je velmi efektivní nástroj pro prezentaci nových produktů, služeb a technologií. Zároveň ji můžete využít jako způsob, jak veřejnosti oznámit důležitou událost. Mějte však na paměti, že nikdo nechce ztrácet čas na akci, která nemá smysl. Proto si význam konference předem promyslete, a až poté se rozhodněte, zda je vhodné ji uspořádat.
KDY?
Konferenci si nemůžete uspořádat kdykoliv se vám zlíbí. Respektive můžete, ale pak se smiřte s tím, že účast nebude ani zdaleka tak vysoká, jako v případě, kdy budete respektovat základní pravidla:
Datum konání by nemělo korigovat s jinou akcí. Bude-li ta konkurenční zajímavější, přijdete o účastníky.
- Novináři obvykle nechodí na konference, které začínají před 8 hodinou ranní. Vhodný však není ani příliš pozdní začátek.
- Nejlepšími dny jsou úterý, středa a čtvrtek.
- Dejte všem vědět v předstihu alespoň několika dní. Novinářům nejpozději v pátek před týdnem, kdy se má konference konat.
KDE?
Vhodně zvolený pronájem prostor pro konferenci má na celkový dojem z akce velký vliv. V prvé řadě však zvolte město, kde se bude konference konat. S ohledem na dopravní dostupnost a prestiž se jako ideální řešení jeví konference v Praze.
Samozřejmě záleží i na konkrétní adrese. Nenechte hosty bloudit po metropoli a zvolte hotel v centru Prahy. Bude-li se jednat o komfortní prostředí, ve kterém zajistíte špičkové cateringové služby, tím lépe. Získáte spoustu plusových bodů ještě před tím, než konference začne.
